Find svar på dine spørgsmål her - eller kontakt os for hjælp

Før et projekt starter, er det vigtigt at forstå, hvad der er muligt, og hvor der er potentiale for forbedring. Foranalysen hjælper med at afklare, hvilke muligheder der findes, og hvor projektet kan have den største effekt. Det handler om at vurdere, hvor meget arbejde der skal til, og hvordan omkostninger bedst kan reduceres, samtidig med at processerne gøres effektive.

En strategisk analyse ser på indkøb fra alle vinkler for at sikre, at der opnås mest mulig værdi. Undersøgelsen omfatter faktorer som købsfrekvens, kvaliteten af de indkøbte varer eller tjenester og hvor godt leverandørerne præsterer. Målet her er at finde områder, hvor omkostninger kan reduceres og samarbejdet med leverandører kan forbedres.

En indkøbsanalyse hjælper med at få et klart billede af, hvordan en virksomhed eller offentlig institution køber ind. Fokus er på, hvordan der kan købes ind smartere og forbedre samarbejdet med leverandører - hvilket i sidste ende hjælper med at holde styr på udgifterne. Det handler dermed om at træffe bedre beslutninger og få mere kontrol over indkøb.

En spend analyse giver indsigt i, hvordan penge bliver brugt. Data om indkøb indsamles og analyseres for at identificere muligheder for omkostningsbesparelser og optimering af forsyningskæden.

Optimeringsanalysen viser, hvor der er potentiale for forbedringer. Der ses på eksisterende aftaler og deres relevans i forhold til behovene. Analysen identificerer muligheder for at forbedre processerne og anvende ressourcerne mere effektivt, så der opnås mest mulig værdi fra aftalerne.

Optimeringsanalysen har til formål at belyse hvilke områder, hvor der er potentiale for at kunne optimere. Optimeringen kan både være i forhold til at sikre optimale priser via konkurrenceudsættelse eller være optimering inden for allerede indgåede aftaler. Optimering kan tage udgangspunkt i ændring af processer eller vilkår i kontrakten som giver en bedre anvendelse af ressourcer.
I optimeringsanalysen kigger vi på:

• Hvordan er kunden i dag aftaledækket?
• Matcher aftaledækningen kundens behov?
• Anvendes aftalen som tiltænkt?
• I hvilken grad anvendes aftalerne?
• Hvilke potentialer er der i de områder som ikke er aftaledækket?
• Hvilke områder kan vi i dag optimere for at frigive ressourcer?

Kontraktstyring, også kendt som Contract Management, er en proces, der sikrer, at en organisation får den fulde værdi ud af sine kontrakter, samtidig med at risikoen for konflikter og tvister bliver minimeret. Når mange kontrakter og økonomiske forpligtelser skal administreres samtidigt, er det afgørende at have et klart overblik over, hvad der er aftalt, og sikre, at alle vilkår og betingelser overholdes.

Start med en grundig gennemgang

For at undgå problemer er det vigtigt at starte med en grundig gennemgang af eksisterende kontrakter og fakturaer. Mange organisationer opdager ofte, at de har langt flere aktive kontrakter, end de er klar over, hvilket kan føre til unødvendige omkostninger. Med et digitalt kontraktstyringsværktøj som Contractpedia kan du automatisere og organisere processen, så du altid har styr på, hvad der er aftalt, og hvordan det bliver opfyldt.

1. Lav klare kontrakter og forhandl indholdet

Udarbejd kontrakter, der tydeligt beskriver alle vilkår, betingelser, leverancer og tidsfrister. Forhandle indholdet, så begge parter er enige om betingelserne.

2. Få dem godkendt og følg op

Indhent nødvendige godkendelser og underskrifter, før kontrakten træder i kraft. Start de relevante aktiviteter for at sikre, at kontraktens krav bliver opfyldt.

3. Sørg for at alle holder deres del af aftalen

Hold løbende øje med, at kontrakten overholdes, og at alle parter lever op til deres forpligtelser. Rapportér eventuelle afvigelser eller resultater regelmæssigt.

4. Tilpas kontrakten ved behov og undgå risici

Håndter ændringer i kontrakten, der kan opstå over tid, og identificer samt styr potentielle risici, der kan påvirke kontraktens gennemførelse.

5. Afslut kontrakten nøjsomt og gem alle vigtige dokumenter

Når kontrakten udløber, skal du sikre, at alle betingelser er opfyldt, og dokumentere hele kontrakthistorikken nøje for at bevare et klart overblik.

Altid på forkant med IKR

Disse skridt vil sikre, at du altid er på forkant med at håndtere dine kontrakter effektivt, undgå ubehagelige overraskelser, og maksimere værdien af dine aftaler. Hos IKR er vi klar til at hjælpe dig med at administrere dine kontrakter. Kontakt os i dag for at høre, hvordan vi kan sikre, at dine kontrakter altid er opdaterede, og at du får den bedst mulige værdi ud af dine aftaler.

Leverandørstyring
Leverandørstyring handler om at sikre at en virksomhed eller offentlig institution køber de rigtige varer eller tjenesteydelser, fra de leverandører som de har aftaler med.

Compliance niveauer

Inden for indkøb kan det overordnet opledes i to niveauer. Her benyttes begrebet compliance som betyder overholdelse af regler, standarder eller aftaler Compliance betyder overholdelse af regler, standarder eller aftaler. Compliance er altså processen med at sørge for, at alt, hvad virksomheden gør, er i overensstemmelse med de gældende regler og aftaler.

Niveau 1: Dette niveau fokuserer på, om virksomheden køber hos de leverandører, de har aftaler med. Det betyder, at hvis virksomheden skal købe en bestemt type varer, gør de det fra den rette leverandør, som de har en aftale med.

Niveau 2: Dette niveau går mere i dybden og ser på, om virksomheden faktisk køber de specifikke varer eller tjenesteydelser, som de har aftalt med leverandøren. Det er ikke nok at købe fra den rette leverandør; man skal også sikre sig, at man køber præcis det, der er aftalt.

Eksempel

Ofte viser det sig, at virksomheder opfylder niveau 1, men når man går ned i detaljer (niveau 2), opdager man, at de ikke køber de præcise varer, der er aftalt. I et konkret eksempel opfyldte en organisation niveau 1 compliance i 80 % af tilfældene, men når man kiggede på niveau 2 compliance, var det kun 30 %. Det betyder, at selvom de købte fra de rigtige leverandører, købte de ikke altid de rigtige varer.

Økonomisk råderum

Ordet råderum stammer fra det mere almindeligt anvendte udtryk "mulighed for at udfolde sig og handle," Med andre ord refererer økonomisk råderum til ekstra plads på en økonomisk måde – flere penge mellem hænderne. Når det offentlige eller et privat firma får et øget økonomisk råderum, får de mere plads i økonomien til nye eller udvidende tiltag. For eksempel kunne det offentlige bruge denne ekstra økonomiske plads i budgettet til at ansætte flere sygeplejersker eller være i stand til at kunne tilbyde flere arbejdstimer.

Hvor findes potentialet?

For at opnå et forbedret økonomisk råderum er det vigtigt at finde områder med besparelsespotentiale. Et typisk sted at lede efter sådanne muligheder er blandt de udgifter, der er relativt høje. Men hvad definerer høje udgifter? En god metode til at identificere dem er ved at sammenligne med tilsvarende udgifter andre steder. For eksempel bruger Vest-området det dobbelte beløb på kaffe sammenlignet med Øst-området. Dette kan indikere, at folk i Vest måske drikker mere kaffe, eller at de betaler højere priser.

Optimal sammenligning

Når du sammenligner, er det bedst at vælge to eller flere, der er så ens som muligt. På den måde får du et præcist billede af forskellene og kan identificere, hvor besparelser kan opnås.

Brug for en hjælpende hånd?

Hos IKR er vores fornemmeste opgave at hjælpe dig med at finde og udnytte sådanne besparelsespotentialer. Vi tilbyder en analyse, der identificerer områder med høje eller stigende omkostninger og vurderer dine leverandørkontrakter for mulige besparelser. Vi fastlægger også benchmarks eller standarder, som giver dig et klart billede af dine udgifter sammenlignet med ønskede eller optimale tilstande.

Få realiseret potentialet

Ved at udføre denne analyse kan vi hjælpe med at beregne besparelsespotentialet og finde de bedste muligheder for at optimere udgifterne. Dette kan indebære forhandling af bedre priser med leverandører, konsolidering af indkøb eller optimering af lagerbeholdningen. Vores mål er at skabe en økonomi, hvor der opnås mere plads i det økonomiske råderum og dets muligheder gennem effektiv besparelse og optimering.

Hvordan kan jeg optimere min nuværende kopi- og printdrift?
Optimering starter med en grundig analyse af den eksisterende maskinpark. En totalanalyse omfatter dataindsamling og økonomisk evaluering af hver maskine. Dette giver et øjebliksbillede af, hvor der kan opnås besparelser, og hvilke enheder der bør udskiftes for at forbedre effektiviteten.

Hvordan sikrer jeg, at nye indkøb af kopi- og printmaskiner er økonomisk fordelagtige?
Det er vigtigt at matche nye indkøb med virksomhedens aktuelle og fremtidige behov. Behovsdrøftelser og vurderinger hjælper med at sikre, at de valgte maskiner er de mest rentable. Samtidig kan etablering af rammekontrakter sikre bedre priser og vilkår, hvilket yderligere bidrager til økonomiske besparelser.

Hvilke værktøjer kan hjælpe med at opretholde en sund og effektiv drift?
Værktøjer til kontraktstyring og økonomiovervågning giver overblik over kontrakter, økonomi og maskinernes ydeevne. Disse systemer gør det muligt at reagere hurtigt på uhensigtsmæssige økonomiske tendenser og sikre, at driften forbliver sund og konkurrencedygtig over tid.

Hvordan kan jeg undgå unødvendige udgifter i min kopi- og printdrift?
Ved løbende overvågning kan unødige udgifter, som følge af ineffektive kontrakter eller overflødige indkøb, identificeres og elimineres. Planlægning og rettidig opfølgning er nøglen til at undgå økonomiske overraskelser.

Vil du optimere din kopi- og printdrift?
Kontakt IKR i dag for skræddersyede løsninger, der sikrer effektivitet og besparelser i jeres print- og kopimaskinpark.

Hvorfor er driftsstyring vigtig gennem hele aftalens livscyklus?
Driftsstyring er afgørende for at sikre, at en aftale lever op til forventningerne og bidrager til en sund økonomi. Ved at følge op på aftaler gennem hele deres levetid, kan organisationen opnå besparelser og undgå unødvendige omkostninger. Dårlig driftsstyring kan koste 5-8% af omkostningerne årligt, så det er vigtigt at etablere faste procedurer og sikre ressourcer til opfølgning.

Hvordan kan kontraktstyringsværktøjer hjælpe med at optimere økonomien?
Kontraktstyringsværktøjer, som IKR’s Kontraktstyring og eManager, gør det nemt at holde styr på alle aftaler, økonomi og restforpligtelser. Disse værktøjer sikrer overblik og mulighed for at reagere på økonomisk uhensigtsmæssige forhold, hvilket bidrager til en konstant sund og konkurrencedygtig drift.

Hvad er de økonomiske fordele ved at bruge en rammekontrakt?
Ved at bruge en rammekontrakt kan organisationen ofte opnå fordelagtige priser og vilkår. Dette kan medføre betydelige besparelser, selv ved førtidig udskiftning af udstyr, hvis den nuværende kontrakt ikke længere er rentabel.

Hvordan sikrer man en effektiv implementering af nye aftaler?
En god implementering er nøglen til at komme godt fra start med en ny aftale. Det er vigtigt at inddrage eksperter og sikre, at alle relevante dokumenter og oplysninger er korrekt arkiveret og tilgængelige for fremtidig brug. Dette hjælper med at undgå forsinkelser og omkostninger, der kan opstå ved dårlig implementering.

Tag styringen over jeres aftaler og økonomi i dag!
Kontakt IKR for at få en skræddersyet løsning, der sikrer optimal driftsstyring og økonomisk effektivitet i hele aftalens livscyklus. Med vores ekspertise og avancerede værktøjer hjælper vi jer med at skabe en sundere økonomi og en mere bæredygtig fremtid.

Klassisk controlling: Fundamentet for økonomistyring

Klassisk controlling er grundlaget for en offentlig institutions eller privat virksomheds økonomiske styring. Denne tilgang fokuserer på traditionelle metoder som planlægning, opfølgning og kontrol for at sikre, at økonomien styres effektivt. Det handler om at holde styr på budgetter, overvåge udgifter og sikre, at de økonomiske mål nås. Kort sagt, klassisk controlling er den daglige økonomistyring, der sikrer, at alle ressourcer anvendes bedst muligt i forhold til de fastlagte planer.

Budgettering og rapportering

Budgetter udarbejdes årligt for at planlægge ressourcerne, mens løbende rapportering giver indsigt i, hvordan den offentlige institution eller private virksomhed klarer sig økonomisk i forhold til målene. Ved at implementere en mere detaljeret controlling-proces, der inkluderer både faste og løbende vurderinger af økonomiske resultater, kan man sikre, at institutionen eller virksomheden forbliver på sporet mod sine økonomiske mål.

Varianceanalyse og performanceevaluering

Ved at analysere forskellene mellem budgetterede og faktiske resultater kan man forstå, hvorfor afvigelser opstår, og tage de nødvendige skridt for at rette op på dem. Performanceevalueringer hjælper med at vurdere, om afdelinger og medarbejdere når deres mål.

Omkostningsstyring

Her handler det om at holde omkostningerne inden for budgettet. Den offentlige institution eller private virksomhed overvåger nøje udgifterne og identificerer områder, hvor der kan opnås besparelser, uden at gå på kompromis med kvaliteten.

Forecasting og intern kontrol

Ud over at arbejde med faste budgetter benytter klassisk controlling også prognoser for at forudsige fremtidige økonomiske resultater. Ved at integrere avancerede forecasting-modeller og intern kontrol, som går ud over de traditionelle metoder, kan man opnå en mere præcis forudsigelse af fremtidige resultater og sikre, at interne processer overholder de nødvendige standarder.

Dybdegående controlling: Skridtet videre

Dybdegående controlling går et skridt videre end de traditionelle metoder i klassisk controlling. Her anvendes mere avancerede teknikker, der giver en dybere og mere nuanceret forståelse af en offentlig institutions eller privat virksomheds økonomiske drift. Hvor klassisk controlling handler om at holde styr på de daglige økonomiske aktiviteter, fokuserer dybdegående controlling på at optimere og udvikle økonomistyringen gennem analyse af store datamængder og forudsigelse af fremtidige trends. Det gør det muligt at identificere nye muligheder for vækst og effektivisering, som kan skabe langsigtet værdi.

Avanceret analyse og big data

Ved at anvende avancerede analyser og big data kan både offentlige institutioner og private virksomheder dykke dybere ned i deres data for at opdage skjulte mønstre og tendenser, der kan forbedre deres præstationer.

Business intelligence og predictive analytics

Business intelligence-værktøjer samler og præsenterer data, så ledelsen kan træffe mere informerede beslutninger. Predictive analytics bruges til at forudsige fremtidige trends og resultater baseret på historiske data. Dette giver en dybere indsigt og mulighed for mere proaktive beslutninger.

KPI'er og benchmarking

Offentlige institutioner og private virksomheder udvider deres sæt af nøglepræstationsindikatorer (KPI'er) til også at omfatte operationelle og strategiske målinger. Benchmarking mod industristandarder hjælper med at identificere, hvor der er plads til forbedringer.

Sådan gør vi dybdegående controlling til din fordel

Hos IKR forvandler vi dybdegående controlling til en stærk ressource, der hjælper dig med at optimere din økonomiske styring og drift. Vi kombinerer avancerede analyser og værktøjer til at afdække skjulte muligheder og sikre, at du træffer de bedst mulige beslutninger. Med vores hjælp kan du ikke kun opnå økonomisk stabilitet, men også løfte effektiviteten og skabe varig værdi i din organisation. Lad os hjælpe dig med at finde og udnytte potentialet i dine data – og bringe din økonomistyring til næste niveau.

Kommunerne har gennem årene opnået betydelige besparelser på indkøbsområdet, primært gennem bedre priser på varer og tjenester. De fælles indkøbsaftaler har været afgørende for disse besparelser. Men der er også et stort potentiale i at optimere selve indkøbsprocesserne. I dag udgør transaktionsomkostninger en væsentlig del af kommunernes samlede indkøbsudgifter.

Bedre styring

E-handel er et vigtigt redskab til at strømline indkøbsprocesserne. Ved at digitalisere indkøb og reducere manuelle processer kan kommunerne mindske deres transaktionsomkostninger betydeligt. Udover tidsbesparelser kan e-handel også bidrage til en bedre styring af indkøbene, så de aftalte indkøbsaftaler følges, hvilket sikrer, at de opnåede gode priser ved udbud også realiseres i praksis.

Det er dog vigtigt at bemærke, at brugen af e-handelsplatforme ikke altid er lige så effektiv, som man kunne ønske sig. Udfordringer som dårlig integration med eksisterende systemer, manglende brugervenlighed eller uoverskuelige processer kan begrænse de ønskede gevinster. Her kan IKR hjælpe med at optimere e-handelsløsningerne. Gennem en grundig analyse og tilpasning af indkøbsprocesserne kan IKR sikre, at din organisation får det fulde udbytte af de digitale platforme. Med vores hjælp kan du reducere omkostningerne, forbedre compliance og sikre, at e-handel virkelig lever op til sit potentiale.

5 trin som kommunerne kan benytte for at opnå gevinster gennem smartere brug af e-handel

Tydeliggør gevinsterne ved e-handel

Fokusér på de økonomiske fordele, dokumentér dem, og vælg en model for, hvordan disse gevinster skal realiseres.

Skab rammerne for udbredelse af e-handel

Sørg for, at så mange indkøbsaftaler som muligt kan e-handles, vælg et brugervenligt system, stil krav til leverandører, og alloker ressourcer til implementering og vedligeholdelse.

Forankring af e-handel i organisationen

Inddrag topledelsen, fastsæt kvantitative mål, målret kommunikation, og uddan disponenter i brugen af e-handel.

Understøt den rette indkøbsadfærd

Sørg for, at disponenterne køber de "rigtige" varer ved at anvende favoritlister, fokusere på volumen og styre adfærden gennem e-handelssystemet.

Følg op på brugen af e-handel

Brug ledelsesinformation til at monitorere målsætninger, og identificér områder med potentiale for yderligere effektivisering.

Udbud
Udbud er processen, hvor organisationer, virksomheder eller offentlige myndigheder søger eksterne leverandører eller entreprenører til at byde på levering af varer, tjenesteydelser eller arbejdsopgaver. Målet er at skabe konkurrence for at sikre de bedste tilbud på pris, kvalitet og andre relevante faktorer. Udbudsprocessen omfatter udarbejdelse af dokumenter, offentliggørelse, modtagelse af tilbud, evaluering og tildeling af kontrakt til den mest kvalificerede tilbyder.

EU-Udbud
EU-udbud omhandler udbudsprocesser, der følger reglerne og direktiverne fra Den Europæiske Union. EU har fastsat fælles regler for offentlige indkøb for at sikre åbenhed og lige adgang til markedet i medlemslandene. Disse regler gælder for offentlige myndigheder og organisationer, der ønsker at indgå kontrakter med en værdi over bestemte grænser. Reglerne bestemmer, hvordan udbud skal annonceres, hvordan interesserede parter kan byde, og hvordan kontrakter skal tildeles.

Konkurrenceudsættelse
Konkurrenceudsættelse betyder at åbne op for, at flere aktører kan byde på en opgave eller levere en service. Det kan ske gennem en formel udbudsproces eller en mere uformel metode. Ved at lade forskellige parter konkurrere, kan man finde den mest effektive og innovative løsning, og samtidig få mest muligt værdi for pengene. Dette kan føre til bedre løsninger og besparelser, da mange forskellige aktører forsøger at levere det bedste tilbud.

Er du klar til at optimere din indkøbsstrategi?

Hos IKR er vi eksperter i at navigere gennem udbud, EU-udbud og konkurrenceudsættelse for at sikre, at din organisation får de bedste resultater. Lad os hjælpe med at finde de mest kvalificerede leverandører, opnå gennemsigtighed og skabe effektiv konkurrence. Kontakt os i dag, og oplev, hvordan vi kan forvandle dine indkøbsprocesser til en konkurrencefordel.

Forestil dig, at du arbejder i en offentlig institution og står over for en konstant strøm af indkøbsopgaver. Hver gang du skal købe nye varer eller tjenester, skal du gennemgå en lang proces med at udarbejde udbud, indsamle tilbud og evaluere dem. Det er både tidskrævende og besværligt.

Det var præcis de udfordringer, som SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice) blev skabt for at løse. SKI blev etableret for at samle indkøbsbehovene fra forskellige offentlige myndigheder som stat, regioner og kommuner. Ideen var at bruge fælles indkøbsaftaler til at gøre processen mere strømlinet og effektiv.

Hvordan fungerer SKI?

• Rammeaftaler: SKI skaber rammeaftaler, der fungerer som en slags indkøbsgenvej. I stedet for at indgå separate aftaler hver gang, du skal købe noget, kan du benytte en rammeaftale, der allerede er forhandlet på plads. Det sparer tid og sikrer, at du får gode vilkår uden at skulle starte forfra hver gang.
• Udbud: Når en specifik vare eller tjeneste er nødvendig, starter SKI en udbudsproces. Her konkurrerer forskellige leverandører om at tilbyde de bedste priser og betingelser. Dette sikrer, at du får den bedste løsning til den lavest mulige pris.
• Leverandørpooler: SKI opretter leverandørpooler, hvor en liste af godkendte leverandører er klar til at levere. Dette betyder, at du hurtigt kan finde en kvalificeret leverandør uden at skulle gennem en omfattende kvalifikationsproces hver gang.
• Standardisering: SKI bruger standardiserede krav og specifikationer for at sikre, at alle tilbud er sammenlignelige. Det gør det lettere at vælge det bedste tilbud og sikrer, at alle krav er opfyldt.
• Compliance med EU-regler: SKI sørger for, at alle aftaler overholder EU's regler for offentlige indkøb. Det betyder, at alle processer er gennemsigtige og retfærdige, og at du har adgang til et bredt marked.

Hvordan kan IKR hjælpe dig?

Er du klar til at gøre dine offentlige indkøb lettere og mere effektive? Hos IKR har vi ekspertisen til at guide dig gennem SKI’s indkøbsaftaler og hjælpe dig med at få det bedste ud af dem. Kontakt os i dag for at lære mere om, hvordan vi kan optimere dine indkøbsprocesser og sikre, at du får mest muligt ud af dine offentlige indkøb.

En udbudsplan er en køreplan til en effektiv og gennemsigtig indkøbsproces. Den sikrer, at alt fra første behovsanalyse til den endelige kontraktindgåelse sker systematisk og uden unødige forhindringer.

Ved at følge en struktureret udbudsplan kan din organisation minimere risici, maksimere konkurrencen og sikre, at I får de bedste varer eller tjenesteydelser til de mest fordelagtige vilkår. Hver plan er tilpasset projektets kompleksitet og omfang.

7 trin til at lave en udbudsplan:

Projektidentifikation: Definér formålet og omfanget af projektet, og specificér de nødvendige varer eller tjenesteydelser.

Behovsanalyse: Udfør en grundig analyse af de specifikke krav og behov, der skal opfyldes gennem udbuddet.

Budgetfastlæggelse: Allokér midler og fastlæg økonomiske rammer for projektet for at sikre finansiel kontrol.

Markedsanalyse: Undersøg markedet for at finde potentielle leverandører og forstå prisniveauer og markedstendenser.

Udbudsmetode: Vælg den bedste metode for udbuddet, f.eks. offentlig eller begrænset udbud, baseret på projektets kompleksitet.

Evaluering: Definér klare kriterier for evaluering af tilbud og tildel kontrakten til den mest kvalificerede leverandør.

Kontraktindgåelse: Udarbejd og underskriv kontrakten med den valgte leverandør, og sørg for, at alle juridiske forhold er dækket.

IKR

Har du brug for hjælp til at implantere og eksekvere en udbudsplan, der passer præcis til din organisations behov? Hos IKR står vi klar til at guide dig, så du kan fokusere på at opnå de bedste resultater. Kontakt os i dag!